Hóa đơn là chứng từ không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp,nó phản ánh thông tin về một nghiệp vụ kinh tế của Doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Sau khi thành lập, tùy từng trường hợp Doanh nghiệp sẽ đăng ký mua hóa đơn hoặc tự in hóa đơn riêng cho mình.

Đối với hóa đơn in sẵn, trên hóa đơn sẽ phản ánh nhiều nội dung thông tin khác nhau như: tên loại hóa đơn, số ký hiệu, tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở công ty, số tài khoản ngân hàng bên bán hàng, bên mua hàng .v.v. Các tiêu thức tên đơn vị bán hàng, mã số thuế bên bán, địa chỉ, điện thoại, số tài khoản ngân hàng của bên bán đã được in sẵn cố định trên Hóa đơn.

Tình huống đặt ra là bạn sẽ phải làm gì nếu một trong các loại thông tin in sẵn đó bị thay đổi, mà một số lượng lớn các hóa đơn in sẵn chưa sử dụng hết, nếu hủy đi in lại sẽ rất tốn kém và thủ tục hủy hóa đơn cũng phức tạp hơn.

Thay đổi thông tin hóa đơn
Thủ tục thuế

Theo Điều 9, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì:

• Thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng
• Gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức vẫn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải

• Độp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi
• Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn.
• Gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)
• Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng).

Nếu không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì:

• Thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi
• Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.