Trong quá trình hoạt động, các Công ty nói chung và mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên nói riêng đều có sự tăng, giảm (gọi chung là biến động) vốn điều lệ. Hiện nay, riêng vấn đề tăng vốn điều lệ trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên được thực hiện theo các bước sau:

Xác định tình trạng góp vốn của thành viên trước khi tăng vốn điều lệ

Theo khoản 27, Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, phần vốn góp của thành viên có thể là vốn đã góp hoặc vốn cam kết góp.

Theo quy định của Điều 47, Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên có thời hạn 90 ngày kể từ thời điểm thành lập (được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) để góp đủ số vốn đã cam kết góp vào doanh nghiệp – gọi dân dã là hứa góp. Trong thời hạn 90 ngày này, quyền lợi của thành viên sẽ tương ứng với lượng vốn đã cam kết này.

Quá thời hạn 90 ngày nêu trên, quyền lợi của thành viên được tính theo số vốn đã thực góp vào trong Doanh nghiệp.

Trước khi bàn về câu chuyện tăng vốn điều lệ, Công ty TNHH 2TV phải kiểm tra xác định số vốn đã góp của các thành viên; từ đó xác định lượng vốn điều lệ thực góp của Công ty, giá trị quyền, nghĩa vụ của mỗi thành viên tương ứng với lượng vốn đã góp và chuẩn bị cho việc xây dựng phương án tăng vốn điều lệ sau đây.

Ngoài ra, việc kiểm tra tình trạng góp vốn của thành viên, Doanh nghiệp cũng kiểm tra luôn sự thiếu đủ của các chứng từ nội bộ của Doanh nghiệp về việc góp vốn như:

– Phiếu thu tiền mặt; giao dịch chuyển khoản ngân hàng của từng thành viên;

– Sổ đăng ký thành viên và giấy chứng nhận sở hữu phần vốn góp của từng thành viên.

Xây dựng phương án tăng vốn điều lệ

Phương án tăng vốn điều lệ là những dự liệu của Doanh nghiệp về việc tăng vốn điều lệ trong tương lai gần. Thông thường gồm các nội dung sau:

• Lượng vốn và loại vốn dự định tăng thêm;
• Phương thức huy động phần vốn tăng thêm;
• Cơ cấu vốn giữa các thành viên sau khi tăng thêm vốn;
• Thời điểm tăng vốn điều lệ dự kiến;
• Các trình tự thủ tục cần thực hiện để tăng vốn điều lệ và trách nhiệm của các bên liên quan.
• Các tình huống bất thường cần dự liệu và định hướng xử lý.
• Các nội dung khác có liên quan.

Phương án tăng vốn điều lệ này thông thường sẽ do Chủ tịch Hội dồng thành viên chuẩn bị xây dựng trước khi tiến hành họp. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không hợp tác chuẩn bị thì sẽ do thành viên, nhóm thành viên có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên thực hiện.

Nói chung “Phương án tăng vốn điều lệ” chỉ là một tài liệu nội nghiệp, mang tính dự liệu để thuận tiện hơn trong quá trình báo cáo và họp bàn của Hội đồng thành viên. Và ở thời điểm xây dựng, nó chỉ là một sản phẩm chứa đựng ý chí chủ quan một phía người lập phương án (với mục đích khách quan là đáp ứng nhu cầu sử dụng vốn của Doanh nghiệp hoặc là sự mưu tính chủ quan của một bên khi cân nhắc về quyền, lợi ích giữa các thành viên).

THÀNH LẬP CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN

Phê duyệt phương án tăng vốn điều lệ

Theo quy định của điểm b, khoản 2[1] Điều 55, Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định việc tăng vốn điều lệ, thời điểm tăng vốn điều lệ và phương thức huy động thêm vốn. Quyết định của Hội đồng thành viên được thể hiện dưới dạng văn bản hoặc hình thức khác nếu điều lệ có cho phép.

Như vậy, phương án tăng vốn sẽ được phê duyệt khi trở thành nội dung họp bàn của Hội đồng thành viên và được hội đồng thành viên thông qua sau cuộc họp; đồng thời được ghi nhận bằng biên bản họp, nghị quyết của Hội đồng thành viên.

Theo quy định của Điều 68(^[2]), Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ trong Công ty TNHH 2TV được tăng vốn theo hai hình thức: 1/. Tăng vốn góp của các thành viên hiện hữu; và 2/. Tăng vốn thông qua việc tiếp nhận thêm vốn góp của thành viên khác.

Hai trường hợp nêu trên đều gắn với việc nộp chuyển vốn từ thành viên vào trong Công ty. Thực tế, có trường hợp Công ty làm ăn có lợi nhuận, các thành viên không phân chia khoản lợi nhuận đó mà hạch toán chuyển lợi nhuận thành vốn chủ và tăng vốn điều lệ. Phương hướng này sẽ chỉ gắn với các hoạt động kế toán nội bộ, không làm phát sinh dòng vốn chuyển từ thành viên về với Công ty.

Sau khi Hội đồng thành viên họp bàn quyết định việc tăng, thời gian và thời điểm tăng vốn, các thành viên hiện hữu hoặc thành viên mới sẽ chuyển vốn vào trong công ty.

Thực hiện việc góp vốn bổ sung để tăng vốn điều lệ

Khác với khi thành lập (các thành viên được góp vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày đăng ký góp), trường hợp tăng vốn sau khi thành lập thì các thành viên phải tiến hành góp vốn theo nội dung phê duyệt tại Biên bản họp và nghị quyết của Hội đồng thành viên. Khi đó, thời điểm tăng vốn là thời điểm các thành viên hoàn thành nghĩa vụ góp vốn.

Nếu không có yếu tố bất thường, lượng vốn tăng sẽ được chia cho các thành viên theo tỷ lệ sở hữu vốn hiện hữu. Ví dụ: Công ty có 03 thành viên sở hữu vốn với tỷ lệ lần lượt là: 30%; 30% và 40%. Khi tăng vốn thêm 1 tỷ đồng thì 03 thành viên sẽ góp thêm với tỷ lệ tương ứng (30:30:40) là: 300; 300 và 400 triệu đồng.

Trường hợp có một thành viên không góp thì số vốn của thành viên không góp sẽ được chia cho các thành viên còn lại theo tỷ lệ tương ứng với phần vốn góp của họ.

Quay lại ví dụ trên: nếu một thành viên không góp 300 triệu tiền vốn của mình. Số tiền 300 triệu này sẽ chia theo tỷ lệ tương ứng với số vốn góp của các thành viên còn lại trong vốn điều lệ.

Cụ thể: tổng vốn 02 thành viên còn lại là 700 triệu đồng. Thành viên sở hữu 300 triệu chiếm 42,86% nên phần góp thêm là 128.571.428 đồng; thành viên sở hữu 400 triệu chiếm 57,14% tương ứng phần vốn góp là 171.428.572 đồng. Nội dung này được quy định chi tiết tại Điều 68 Luật doanh nghiệp 2020.

Trường hợp phát sinh thành viên mới thì người đó chuyển lượng vốn theo nội dung được phê duyệt tại Biên bản họp của Hội đồng thành viên.

Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi đăng ký doanh nghiệp: tăng vốn điều lệ

Đăng ký doanh nghiệp là việc người quản lý doanh nghiệp khai báo các thông tin của Doanh nghiệp mà Nhà nước cần quản lý. Và, thông tin về vốn là một trong những thông tin quan trọng mà Nhà nước thông qua pháp luật bắt buộc Doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp phải thực hiện.

Việc thay đổi vốn điều lệ được pháp luật quy định chi tiết tại Điều 51, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp vừa thay đổi vốn điều lệ, vừa thay đổi cơ cấu thành viên thì Doanh nghiệp còn phải tuân thủ theo Điều 52, Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Xây dựng hồ sơ tăng vốn điều lệ, cơ cấu, tỷ lệ phần vốn giữa các thành viên

Trong đó mô hình Công ty TNHH khi thay đổi các nội dung về mức vốn điều lệ; phần vốn góp và tỷ lệ phần vốn góp giữa các thành viên, Doanh nghiệp phải nộp cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh các hồ sơ gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (do người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp ký).
2. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên. Các bạn lưu ý trong luật quy định 02 tên khác nhau gọi gồm nghị quyết và quyết định của Hội đồng thành viên; nhưng bản chất 02 tên gọi này đều là một, cùng phản ánh một tài liệu ghi nhận các quyết định, quyết sách của Hội đồng thành viên sau quá trình họp bàn và được Chủ tịch Hội đồng thành viên thay mặt Hội đồng ký phát hành.

Nghị quyết/Quyết định có thể ghi nhận đầy đủ diễn biến cuộc họp hoặc cũng có thể chỉ lược rút các quyết định được phê duyệt cuối cùng.

Thực tế, có nhiều phòng đăng ký kinh doanh yêu cầu Doanh nghiệp phải soạn thảo là Quyết định hoặc Nghị quyết, không được dùng cả hai. Quan điểm tác giả cho rằng việc này là không đúng quy định của pháp luật và dùng quyền lực hành chính để can thiệp vào quyền tự quyết trong kinh doanh, vận hành của Doanh nghiệp.

3. Biên bản họp của Hội đồng thành viên. Biên bản họp phải có đủ nội dung theo quy định của pháp luật nếu không sẽ bị trả lại hồ sơ không chấp nhận.

Ba tài liệu này bắt buộc và thường thấy nhất trong quá trình thay đổi vốn điều lệ. Ngoài ra tùy theo loại và cơ cấu của thành viên công ty mà doanh nghiệp còn phải nộp thêm các tài liệu sau đây:

4. Danh sách thành viên có chữ ký của thành viên mới;
5. Giấy tờ xác nhận việc hoàn thành góp vốn của thành viên mới của Công ty. Lưu ý một số trường hợp Phòng đăng ký kinh doanh yêu cầu cung cấp chứng từ ngân hàng hoặc kế toán xác nhận việc nộp tiền vào Công ty. Hoặc, Doanh nghiệp cũng có thể lấy giấy chứng nhận sở hữu phần vốn góp cấp cho thành viên mới để xác nhận nội dung này.
6. Văn bản của cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận việc tăng vốn hoặc nhận chuyển nhượng vốn đối với thành viên là nhà đầu tư nước ngoài.
7. Bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên mới. Lưu ý giấy tờ của thành viên là nhà đầu tư nước ngoài thì phải hợp pháp hóa lãnh sự.
8. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền trong trường hợp thành viên mới là tổ chức.

Ngoại trừ các thông báo, danh sách thành viên được pháp luật quy định biểu mẫu (cụ thể tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), các tài liệu khác Doanh nghiệp chủ động xây dựng nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp cần đọc kỹ các biểu mẫu tại Thông tư 01 để nẵm vực các hướng dẫn kê khai, tránh trường hợp hồ sơ bị kê khai sai và bị trả về yêu cầu sửa đổi bổ sụng.

Ngoài ra là các giấy tờ hành chính khác nếu trường hợp Doanh nghiệp ủy quyền cho Bên thứ 3 thay mặt Doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể gồm:

9. Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh;
10. Giấy tờ cá nhân của người nhận ủy quyền trực tiếp đi nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và xử lý hướng dẫn của Phòng đăng ký kinh doanh.

Sau khi đã có đầy đủ hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp nêu trên, Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi Doanh nghiệp mình có trụ sở chính. Và Doanh nghiệp phải nộp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày các thành viên hoàn tất việc nộp thêm phần vốn góp, nếu qua hạn có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Việc nộp ngày này có thể thực hiện theo 02 cách:

1. Nộp trực tiếp; hoặc,
2. Nộp trực tuyến thông qua địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx

Tuy nhiên, một số địa phương do số lượng doanh nghiệp nhiều nên việc nộp hồ sơ trực tiếp nhiều sẽ bị hạn chế.

Thông thường trong thời hạn 03 ngày làm việc tính từ thời điểm nhận đủ hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và trả lời kết quả giải quyết hồ sơ của Doanh nghiệp. Trường hợp cần phải sửa đổi bổ sung, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ nêu rõ lý do, nội dung cần thay đổi để Doanh nghiệp biết và thực hiện.

Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp các nội dung yêu cầu của Phòng đăng ký kinh doanh là quá chung chung hoặc không phù hợp quy định của pháp luật. Vì vậy, Doanh nghiệp phải lựa chọn việc làm theo hoặc trao đổi, kiến nghị lại với Cơ quan quản lý nhà nước.

Bước này được kết thúc sau khi Doanh nghiệp nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với nội dung cập nhận thông tin thay đổi vốn của Doanh nghiệp.

Phát hành chứng từ nội bộ ghi nhận việc tăng vốn điều lệ

Có nhiều Doanh nghiệp nghĩ rằng khi được Cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật thông tin vốn điều lệ là hoàn thành nghiệp vụ tăng vốn điều lệ.

Nhưng thực tế, Doanh nghiệp sau khi đăng ký thay đổi tăng vốn điều lệ, cần phát hành các chứng từ lưu nội bộ, cập nhật thông tin về vốn điều lệ và cơ cấu vốn của mỗi thành viên. Cụ thể có thể gồm:

1. Điều lệ sửa đổi thông tin tăng vốn điều lệ và mức vốn của mỗi thành viên;
2. Sổ đăng ký thành viên (ban hành mới hoặc chỉ cập nhật thông tin tăng vốn điều lệ).
3. Giấy chứng nhận sở hữu phần vốn góp cho mỗi thành viên trong công ty sau khi tăng vốn điều lệ.
4. Cập nhật thông tin người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp của Thành viên là tổ chức, Doanh nghiệp khác.

Toàn bộ hồ sơ phát sinh trong quá trình tăng vốn điều lệ nêu trên, Doanh nghiệp nên đóng bộ, lưu tập trung và đánh số theo lần thay đổi đăng ký kinh doanh, để tránh bị tản mát rơi rớt thông tin đăng ký doanh nghiệp khi quản lý.

Dịch vụ tư vấn đăng ký kinh doanh của Công ty luật Hoa Long

Công ty Luật Hoa Long với kinh nghiệm quản lý thông tin đăng ký kinh doanh của nhiều doanh nghiệp khách hàng, sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn đăng ký kinh doanh với các nội dung công việc cụ thể sau:

1. Tư vấn thực hiện các nghiệp vụ đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp như thành lập mới, thay đổi vốn, chuyển nhượng vốn, thay đổi trụ sở, thông tin thuế .v.v.;
2. Rà soát, khôi phục và quản lý tổng thể thông tin đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp qua các lần thay đổi;
3. Tư vấn thực hiện các sự kiện quản trị trong doanh nghiệp như: họp Hội đồng thành viên; Hội đồng quản trị; Đại hội đồng cổ đông (thường niên hoặc bất thường) .v.v’
4. Tư vấn xây dựng, thẩm định các tài liệu pháp lý trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh như Điều lệ, quy chế hoạt động của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; quy chế kiểm phiếu, bầu dồn phiếu; xây dựng chương trình họp Hội đồng thành viên; Hội đồng quản trị; Đại hội đồng cổ đông.
5. Và các yêu cầu công việc khác của Doanh nghiệp.

Trân trọng cảm ơn./.

[1] Điều 55. Hội đồng thành viên

2. Hội đồng thành viên có quyền và nghĩa vụ sau đây:
3. b) Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; quyết định phát hành trái phiếu;

([2]) Điều 68. Tăng, giảm vốn điều lệ

1. Công ty có thể tăng vốn điều lệ trong trường hợp sau đây:
2. a) Tăng vốn góp của thành viên;
3. b) Tiếp nhận thêm vốn góp của thành viên mới.
4. Trường hợp tăng vốn góp của thành viên thì vốn góp thêm được chia cho các thành viên theo tỷ lệ tương ứng với phần vốn góp của họ trong vốn điều lệ công ty. Thành viên có thể chuyển nhượng quyền góp vốn của mình cho người khác theo quy định tại Điều 52 của Luật này. Trường hợp có thành viên không góp hoặc chỉ góp một phần phần vốn góp thêm thì số vốn còn lại của phần vốn góp thêm của thành viên đó được chia cho các thành viên khác theo tỷ lệ tương ứng với phần vốn góp của họ trong vốn điều lệ công ty nếu các thành viên không có thỏa thuận khác.