Trụ sở chính của Doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Trên thực tế một địa chỉ thực tế có thể đăng ký đặt được nhiều công ty.
Trong hoạt động kinh doanh hằng ngày, có trường hợp Doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký trước đó. Song theo quy định của pháp luật thì việc chuyển trụ sở chính của Doanh nghiệp không đơn thuần chỉ là việc di chuyển con người và tài sản đến một địa điểm mới, mà còn phải có những thủ tục pháp lý đi kèm theo. Cụ thể:
Theo quy định của Điều 40, Nghị định 78/2015/NĐ-CP của Chính phủ, thì Doanh nghiệp khi muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính, phải thực hiện các thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Sau đó, Doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục thông báo với Sở kế hoạch đầu tư, ở đây chia ra làm 02 trường hợp: chuyển cùng tỉnh và chuyển khác tỉnh.
A- Trường hợp địa chỉ trụ sở mới cùng nằm trong địa bàn tỉnh với địa chỉ cũ:
B1. Hồ sơ gửi cho Cơ quan thuế gồm:
Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-MST (ban hành kèm theo thông tư 156/2013), trong đó ghi rõ thông tin thay đổi về địa điểm kinh doanh.
Trường hợp người nộp thuế thuộc Cục Thuế trực tiếp quản lýthì hồ sơ được gửi đến Cục Thuế để thực hiện điều chỉnh lại thông tin về địa chỉ mới của người nộp thuế.
Cục Thuế trực tiếp quản lý người nộp thuế có trách nhiệm cập nhật các thông tin thay đổi vào hệ thống dữ liệu đăng ký thuế trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ điều chỉnh.
Trường hợp người nộp thuế thuộc Chi cục Thuế quản lýthì hồ sơ được lập thành 02 (hai) bộ để gửi đến Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đi và Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đến.
Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đi phải lập thông báo tình hình nộp thuế của người nộp thuế theo mẫu số 09-MST (ban hành theo thông tư số 80/2012) gửi đến Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đến và Cục Thuế trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị chuyển địa điểm.
B2. Hồ sơ gửi cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp nộp thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Nội dung thông báo gồm:
a) Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
b) Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
c) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Kèm theoThông báo phải có Quyết địnhvà bản sao hợp lệ biên bản họpcủa Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đôngđối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.
Khi nhận Giấy đề nghị, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
B- Trường hợp địa điểm kinh doanh mới khác tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với địa điểm kinh doanh cũ
B1. Tại cơ quan thuế nơi Doanh nghiệp chuyển đi
Hồ sơ khai gồm:
+ Thông báo chuyển địa điểm;
+ Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc);
+ Thông báo tình trạng kê khai, nộp thuế của đơn vị chuyển địa điểm kinh doanh theo mẫu 09-MST (ban hành kèm theo Thông tư 80/2012).
Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ khai chuyển địa điểm của người nộp thuế, cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký thuế và lập thông báo tình hình nộp thuế của người nộp thuế theo mẫu 09-MST gửi 01 (một) bản cho người nộp thuế, 01 (một) bản cho cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến.
B2. Tại cơ quan Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp chuyển đến
Doanh nghiệp cũng phải có thông báo để gửi tới Phòng đăng ký kinh doanh nơi Doanh nghiệp chuyển đến với nội dung gồm:
a) Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứngnhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
b) Địa chỉ trụ sở chính dự địnhchuyển đến;
c) Họ, tên, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này, địa chỉ thường trú và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, kèm theo với Thông báo Doanh nghiệp phải nộp thêm:
– Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Khi nhận Thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở mới trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây doanh nghiệp đã đăng ký.
B3. Tại Cơ quan Thuế nơi Doanh nghiệp chuyển đến:
Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày được cấp đổi Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư… theo địa chỉ mới, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Hồ sơ đăng ký thuế gồm:
+ Tờ khai đăng ký thuế (ghi mã số thuế đã được cấp trước đó);
+ Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư… do cơ quan có thẩm quyền nơi chuyển đến cấp.
Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ, chính xác, cơ quan thuế phải cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho người nộp thuế và giữ nguyên mã số thuế mà người nộp thuế đã được cấp trước đó.
Lưu ý: – Đối với các số hoá đơn đặt in doanh nghiệp đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, khi có sự thay đổi địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu công ty có nhu cầu sử dụng tiếp thì thực hiện đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu TB04/AC kèm theo tại thông tư 39/2014/TTBTC ban hành ngày 31/03/2014) và được sử dụng ngay tại thời điểm gửi thông báo điều chỉnh cho cơ quan. – Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hoá đơn đó thì tiến hành hủy hoá đơn theo thông tư 39 (chi tiết tại điều 21 và điều 29) và đặt in hóa.
C – Dịch vụ tư vấn và đại diện thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh
Công ty Luật IP cung cấp dịch vụ tư vấn và đại diện cho khách hàng trong phạm vi thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh để thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết cho việc thay đổi trụ sở chính. Cụ thể như sau:
1/. Tư vấn và hỗ trợ soạn thảo các văn kiện pháp lý và các hồ sơ khác cần thiết để thực hiện thủ tục.
2/. Đại diện cho Doanh nghiệp, khách hàng để làm việc với Cục thuế Quảng Ninh hoặc Chi cục thuế Hạ Long liên quan đến hoạt động chốt công nợ, nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.
3/. Đại diện cho Doanh nghiệp để làm việc với Sở kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Ninh liên quan đến hoạt động thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
Quý khách hàng có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ:
LUẬT SƯ PHỤ TRÁCH: PHẠM XUÂN LONG
SĐT: 090.442.0809
Trân trọng cảm ơn./.
